ในการสร้างแบบฟอร์มรับอีเมล นอกจากชื่อ และอีเมลแล้ว ยังสามารถเปิดรับข้อมูลอื่นๆตามต้องการ เพื่อใช้จัดกลุ่มให้ส่งอีเมล ได้ตามความต้องการ
ผู้รับจะเปิดอ่านเมล ที่เป็นเรื่องที่อยู่ในความสนใจ ดังนั้น เมื่อได้ mailing list มา ให้จัดกลุ่มตามความสนใจของกลุ่มเป้าหมาย ออกแบบอีเมลที่จะส่งออกให้ตรงตามความสนใจของแต่ละกลุ่ม เทคนิคนี้จะช่วยให้นักการตลาดสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
แน่นอนว่าการที่ผู้รับได้รับเมลที่เขียนเฉพาะถึงเรา จะได้รับความรู้สึกที่ดีกว่าการเห็นเมลแบบที่ส่งหว่านทั่วไป เริ่มได้ตั้งแต่ การทักทายชื่อ การอ้างถึงแหล่งที่มาของอีเมล การแนะนำสินค้าเฉพาะที่ผู้รับสนใจ อาจเป็นสินค้าในกลุ่มเดียวกับที่เคยซื้อ ซึ่งการใช้ทั้ง 2 เทคนิคผสมผสานกันอย่างลงตัว จะทำให้การส่งอีเมลนั้นมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การส่งอีเมลแต่ละประเภท มีเวลาที่เหมาะสมในการส่งต่างกัน ผู้ส่งสามารถตั้งเวลาในการส่งเมลล่วงหน้า เพื่อให้ระบบจัดส่งเมลให้เมื่อถึงเวลาตามที่กำหนดไว้